Chi phí lưu kho: Công thức, định nghĩa và cách tiết kiệm chi phí với OFulFill

Các doanh nghiệp thường đánh giá thấp tổng chi phí của mình. Không chỉ chi phí quảng cáo và thu hút khách hàng mà cả chi phí logistics cũng vậy.

Tương tự như chi phí vận chuyển và xử lý đơn hàng, nhiều doanh nghiệp chỉ ghi nhận chi phí bưu phí mà quên tính đến tổng chi phí hàng tồn kho, bao gồm bao bì, vật liệu đóng gói và nhân công để đóng gói sản phẩm, xếp hàng lên xe tải và các công đoạn di chuyển khác để hoàn tất đơn hàng. Ngoài nguyên liệu thô và giá vốn hàng bán, các chi phí tồn kho khác thường bị bỏ qua.

Đây chính là lúc chi phí lưu kho (inventory carrying cost) trở nên quan trọng

Chi phí lưu kho hàng tồn kho là gì?

Chi phí lưu kho hàng tồn kho là tổng chi phí phát sinh do việc lưu trữ hoặc giữ hàng hóa chưa bán được. Các chi phí này thường bao gồm phí kho bãi, nhân công, bảo hiểm, tiền thuê kho, cũng như các tổn thất phi vật chất do hàng bị hư hỏng, hết hạn hoặc lỗi thời.

Tổng chi phí lưu kho thường chiếm khoảng 30% tổng chi phí hàng tồn kho và phụ thuộc vào loại sản phẩm, nhu cầu lưu trữ, số lượng mã hàng (SKU), vị trí kho, tốc độ xoay vòng hàng tồn kho, cũng như việc bạn tự xử lý đơn hàng hay thuê ngoài dịch vụ hậu cần.

3 lý do chi phí lưu kho quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại điện tử

Quản lý hậu cần trong thương mại điện tử rất phức tạp và tốn kém, trong khi đó, quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến dòng vốn, khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ chi phí lưu kho giúp bạn tối ưu hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

1. Theo dõi chi phí

Chi phí lưu kho là một phần quan trọng trong tổng chi phí của một doanh nghiệp thương mại điện tử. Kế toán hàng tồn kho – tức là quá trình theo dõi sự thay đổi giá trị của hàng tồn kho theo thời gian – phụ thuộc vào việc tính toán chính xác chi phí lưu kho.

Bằng cách biết chính xác số lượng hàng tồn kho hiện có và các chi phí liên quan đến kho bãi như tiền thuê kho, lương nhân viên, khấu hao, bảo hiểm và các hoạt động vận hành khác (hoặc phí lưu kho nếu bạn sử dụng dịch vụ kho bãi của bên thứ ba), bạn có thể có cái nhìn rõ ràng về tổng chi phí lưu kho của mình.

2. Tính toán lợi nhuận chính xác

Mức lợi nhuận mà doanh nghiệp ghi nhận phụ thuộc trực tiếp vào độ chính xác của việc tính toán chi phí lưu kho. Chỉ biết giá trị hàng tồn kho hiện tại là chưa đủ, vì nó chưa bao gồm chi phí lưu trữ hàng hóa cho đến khi có khách mua. Khi hiểu rõ chi phí lưu kho, bạn có thể tính toán chính xác lợi nhuận tiềm năng cũng như số tiền mặt còn lại để phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong tương lai.

Lấy một ví dụ đơn giản: Nếu chi phí sản xuất một sản phẩm là 5 đô la và bạn bán với giá 10 đô la, bạn có thể nghĩ rằng lợi nhuận là 5 đô la, đúng không? Nhưng nếu bạn chưa tính đến chi phí lưu kho trung bình là 1 đô la cho mỗi sản phẩm trước khi bán, thì thực tế, bạn phải cộng thêm 1 đô la vào chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm. Khi đó, tỷ suất lợi nhuận của bạn không còn là 50% mà thực tế chỉ còn 40%.

3. Giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn

Nếu bạn đang tốn quá nhiều tiền để lưu trữ hàng tồn kho mà bán chậm hoặc hầu như không bán được, tình hình tài chính của doanh nghiệp có thể gặp rủi ro. Ví dụ, nếu bạn bán hết hàng tồn trong vòng 180 ngày thay vì 90 ngày, chi phí lưu kho có thể tăng gấp đôi.

Theo dõi chi phí lưu kho sẽ giúp bạn phát hiện những khu vực có thể tiết kiệm chi phí, từ vận chuyển đầu vào, đầu ra cho đến tối ưu không gian lưu trữ và sử dụng lại nguồn vốn. Nếu doanh nghiệp có dòng chảy hàng hóa kém và chi phí lưu kho cao, bạn nên xác định những sản phẩm bán chậm để loại bỏ dần, tìm kiếm kho hàng giúp tiết kiệm chi phí hơn, hoặc thậm chí xem xét các nhà sản xuất khác để giảm giá thành.

4 Yếu Tố Quan Trọng Trong Chi Phí Lưu Kho

Để tính toán chi phí lưu kho hàng tồn, bạn cần xem xét một số khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh (hay còn gọi là chi phí nắm giữ hàng tồn kho).

1. Chi phí lưu trữ

Lưu kho, tức là bảo quản hàng hóa trước khi bán, là một trong những chi phí lớn nhất của doanh nghiệp. Chi phí này có thể là tiền thuê kho hoặc phí mà một bên thứ ba tính cho dịch vụ lưu trữ. Mức phí có thể được tính dựa trên từng mã sản phẩm (SKU), từng đơn vị hàng hóa, hoặc cố định theo số lượng kệ, giá, hoặc pallet sử dụng.

Nếu doanh số bán hàng của bạn dao động theo mùa hoặc theo tháng, chi phí lưu kho có thể trở nên đắt đỏ trong những giai đoạn thấp điểm.

Nhiều doanh nghiệp hợp tác với các công ty dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) để lưu trữ hàng hóa tại kho của họ. Mỗi SKU cần có một không gian lưu trữ riêng trong trung tâm hoàn thiện đơn hàng, và chi phí này sẽ ảnh hưởng đến tổng chi phí lưu kho. Nếu yêu cầu lưu trữ phức tạp hơn, chẳng hạn như bảo quản nhiệt độ hoặc làm lạnh, chi phí sẽ càng cao.

2. Chi phí nhân công

Nếu bạn tự thực hiện khâu hoàn thiện đơn hàng, bạn sẽ cần đầu tư vào nhân lực để tiếp nhận, sắp xếp, quản lý, chọn hàng, kiểm kê và di chuyển hàng hóa. Do đó, tối ưu hóa quy trình hoạt động là điều cần thiết, từ cách bố trí kho hàng hợp lý đến việc sử dụng danh sách lấy hàng theo vị trí kệ để giảm thiểu chi phí.

3. Chi phí bảo hiểm và thay thế hàng hóa

Ngoài chi phí lưu trữ và nhân công, chi phí lưu kho còn bao gồm việc thay thế hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn, bị phá hủy hoặc lỗi thời. Bên cạnh đó, bảo hiểm kho hàng cũng là một khoản phí quan trọng, giúp bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro thiên tai hoặc sự cố ngoài ý muốn.

4. Chi phí cơ hội

Số tiền bạn chi cho việc lưu kho có thể được đầu tư vào những khía cạnh khác để phát triển doanh nghiệp, chẳng hạn như mở rộng sản xuất, marketing hay nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bằng cách giảm lượng hàng tồn kho, bạn có thể giải phóng dòng tiền và tập trung vào các hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận cao hơn.

Công Thức Tính Chi Phí Lưu Kho

Để tính tổng chi phí lưu kho, bạn cộng các chi phí sau trong một năm:

• Chi phí lưu trữ (tiền thuê kho, thuế, bảo hiểm, v.v.)

• Lương nhân viên

• Chi phí cơ hội (nếu có thể tính toán)

• Chi phí hao hụt (hàng hóa bị hỏng, hết hạn hoặc lỗi thời không còn giá trị)

Sau đó, chia tổng chi phí này cho tổng giá trị hàng tồn kho hàng năm để có tỷ lệ phần trăm. Công thức cụ thể như sau:

Ví dụ: Nếu chi phí lưu kho hàng năm của bạn là 1 triệu USD và tổng giá trị hàng tồn kho trung bình mỗi năm là 6 triệu USD, thì tỷ lệ chi phí lưu kho của bạn sẽ là 16,67% (1 triệu USD ÷ 6 triệu USD).

Cách OFulFill Giúp Giảm Chi Phí Lưu Kho

Nếu bạn thuê dịch vụ hoàn thiện đơn hàng từ một công ty 3PL như OFulFill, bạn sẽ có lợi thế về công nghệ hiện đại, hệ thống kho hàng trải dài trên toàn quốc và quy trình vận hành tối ưu hơn.

Chỉ trả phí lưu kho theo nhu cầu thực tế

OFulFill giúp giảm chi phí lưu kho bằng cách chỉ tính phí trên không gian thực sự sử dụng. Bạn không cần mua đất hoặc thuê kho riêng mà có thể tận dụng hệ thống kho sẵn có của OFulFill, đồng thời lựa chọn kho gần khách hàng hơn để giảm chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

OFulFill cung cấp hệ thống theo dõi hàng tồn kho giúp bạn biết chính xác số lượng từng SKU tại từng địa điểm. Ngoài ra, công cụ này còn có tính năng tính toán điểm đặt hàng lại (reorder point), giúp bạn tối ưu hóa mức tồn kho và đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

Điều này giúp doanh nghiệp không cần chi quá nhiều tiền trước để đặt hàng lại hoặc làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Nhận thông tin chi tiết để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển

Phần mềm của OFulFill đồng bộ với cửa hàng thương mại điện tử của bạn, tập hợp tất cả thông tin quan trọng vào một nền tảng duy nhất. Từ bảng điều khiển của OFulFill, bạn có thể theo dõi hiệu suất SKU theo thời gian và từng kênh bán hàng (xem bên dưới).

Bạn có thể trả lời các câu hỏi quan trọng về dự báo nhu cầu, chẳng hạn như:

• Sản phẩm đang bán ra nhanh như thế nào

• Những mặt hàng nào bán chậm

• Bạn còn tồn kho trong bao nhiêu ngày trước khi hết hàng (dựa trên tốc độ tiêu thụ SKU)

• Doanh số của bạn bị ảnh hưởng như thế nào theo mùa và từng tháng

• Những sản phẩm bán chạy nhất và tỷ lệ đóng góp của chúng vào doanh thu tổng thể (so sánh với các giai đoạn khác)

Kết luận

 Khi duy trì mức tồn kho tối ưu, bạn có thể phân bổ lại nguồn vốn cho các hoạt động khác của doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu thêm về cách một đơn vị logistics bên thứ ba có thể giúp bạn giảm chi phí lưu kho và cải thiện dự báo hàng tồn, hãy liên hệ với OFulFill ngay hôm nay.

OFulFill hỗ trợ bạn tính toán lượng hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng các đơn đặt hàng trong tương lai dựa trên dữ liệu thực tế. Khi hiểu được cách hàng hóa luân chuyển trong quá khứ, bạn sẽ đưa ra quyết định tốt hơn và tối ưu hóa chuỗi cung ứng hiệu quả hơn. Tìm hiểu thêm về dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử của OFulFill bằng cách yêu cầu báo giá ngay bên dưới.