Cách Tự Xử Lý Đơn Hàng & Những Thách Thức Cần Lưu Ý

OFulFill
28 thg 2
5 phút đọc

Vận hành một doanh nghiệp thương mại điện tử đòi hỏi rất nhiều trách nhiệm. Bạn cần tạo ra một sản phẩm giải quyết được nhu cầu thực tế, sản xuất nó, tìm kiếm khách hàng sẵn sàng trả tiền, xây dựng trang web và thương hiệu, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý vô số công việc kinh doanh khác.

Với khối lượng công việc lớn như vậy, bạn cần tận dụng thời gian hiệu quả nhất có thể. Một trong những trở ngại phổ biến làm cản trở các nhiệm vụ quan trọng khác chính là xử lý đơn hàng (fulfillment). Ban đầu, việc này có thể dễ dàng quản lý, nhưng khi số lượng đơn hàng tăng lên, nó sẽ chiếm phần lớn thời gian của bạn.

Tự xử lý đơn hàng (Self-fulfillment) trong thương mại điện tử là gì?

Tự xử lý đơn hàng có nghĩa là doanh nghiệp thương mại điện tử tự quản lý kho hàng, đóng gói và vận chuyển đơn hàng mà không cần thuê ngoài. Bạn có thể chọn tự xử lý đơn hàng khi:

Bạn mới bắt đầu kinh doanh và có thể thực hiện các đơn hàng ngay tại nhà.
Doanh nghiệp của bạn phát triển đủ lớn để đầu tư vào hệ thống kho bãi và xử lý đơn hàng chuyên nghiệp.

Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn phương án thuê ngoài dịch vụ xử lý đơn hàng (outsourced fulfillment), trong đó một bên thứ ba (3PL) sẽ đảm nhận toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng cho bạn. Một số nền tảng thương mại điện tử cũng có các phương thức xử lý đơn hàng riêng, chẳng hạn như FBA của Amazon, nơi Amazon sẽ lưu trữ hàng hóa và thực hiện giao hàng thay bạn.

“Tôi đã nói chuyện với nhiều người nghĩ rằng họ có thể tiết kiệm chi phí bằng cách tự xử lý đơn hàng. Câu hỏi đầu tiên của họ luôn là: "Thuê dịch vụ 3PL có đáng không?" Chúng tôi coi việc thuê ngoài xử lý đơn hàng như một phương án tiết kiệm chi phí và tin rằng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài. Các công ty 3PL có thể thương lượng giá vận chuyển, giúp bạn tiết kiệm thời gian đóng gói, giảm thiểu sai sót khi ghi địa chỉ giao hàng.”– Gerard Ecker, Nhà sáng lập & CEO của Ocean & Co.

Bắt đầu từ con số 0: Tự xử lý đơn hàng

Thông thường, khi mới mở cửa hàng trực tuyến, chủ doanh nghiệp sẽ tự xử lý đơn hàng vì lượng đơn còn ít, chỉ mất vài giờ mỗi tuần. Tự xử lý đơn hàng có thể giúp tiết kiệm chi phí khi bạn mới bắt đầu kinh doanh thương mại điện tử.

Cách tự quản lý quy trình xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng
- Bạn cần có hệ thống thông báo mỗi khi khách đặt hàng để không bị chậm trễ giao hàng.
- Khi tự xử lý đơn hàng, bạn cần có chiến lược quản lý đơn hàng để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
- Nếu bạn không thể giao hàng mỗi ngày, đừng mong khách hàng sẽ kiên nhẫn chờ đợi mà không thắc mắc hay phàn nàn.
Chọn vật liệu đóng gói phù hợp
- Dùng hộp có kích thước phù hợp để tránh sai sót như hư hỏng sản phẩm hoặc chi phí vận chuyển cao hơn cần thiết.
- Bạn có thể cần thêm các vật liệu như mút xốp, giấy bong bóng, giấy vụn hoặc các loại vật liệu bảo vệ khác.
Đóng gói đơn hàng
- Lấy đúng sản phẩm theo đơn, kiểm tra, cho vào hộp, thêm vật liệu bảo vệ và dán kín hộp.
- Trải nghiệm mở hộp (unboxing) là một phần quan trọng trong dịch vụ khách hàng, nhưng càng tùy chỉnh nhiều, thời gian đóng gói càng lâu.
Dán nhãn và vận chuyển
- Khi doanh nghiệp còn nhỏ, bạn có thể tự mang đơn hàng ra bưu điện hoặc điểm gửi hàng.
- Khi quy mô lớn hơn, bạn có thể đăng ký dịch vụ lấy hàng tận nơi để tiết kiệm thời gian.
Theo dõi đơn hàng đến khi giao thành công
- Cung cấp mã theo dõi đơn hàng để khách có thể tự kiểm tra tiến trình vận chuyển.
- Nếu không có cập nhật rõ ràng, khách hàng có thể sẽ liên tục hỏi về tình trạng đơn hàng.

Những thách thức khi tự xử lý đơn hàng

Khó mở rộng quy mô

Khi lượng đơn hàng tăng lên, việc xử lý đơn hàng tại nhà có thể khiến bạn mất kiểm soát, đặc biệt vào các dịp cao điểm.
Bạn có thể đối mặt với tình trạng thiếu không gian, hàng tồn kho lộn xộn, khách hàng không hài lòng và không còn thời gian cho các công việc khác.

Khó theo dõi đơn hàng

Các vấn đề như đơn bị thất lạc, chậm trễ do thời tiết hoặc các yếu tố bên ngoài là điều không thể tránh khỏi.
Càng nhiều khách hàng, bạn càng nhận được nhiều câu hỏi về tình trạng giao hàng.

Chi phí vận chuyển cao

Các doanh nghiệp nhỏ thường không có đủ số lượng đơn để đàm phán giá vận chuyển tốt như các công ty lớn hoặc 3PL.
Một số dịch vụ fulfillment như OFulFill giúp doanh nghiệp giảm chi phí bằng cách sử dụng hệ thống kho hàng phân bổ khắp thế giới.

Tốn nhiều thời gian

Thời gian đóng gói và vận chuyển có thể chiếm tới 50% thời gian làm việc của bạn, khiến bạn không còn thời gian để phát triển sản phẩm, marketing hay xây dựng thương hiệu.

“Tôi đã tự đóng gói hàng trăm đơn mỗi ngày tại nhà, và điều đó khiến tôi không còn thời gian cho các hoạt động sáng tạo. Khi tìm được đối tác fulfillment, tôi cảm thấy như được giải phóng và có thể tập trung vào phát triển thương hiệu.”– Leonie Lynch, Nhà sáng lập & CEO của Juspy

Khi nào nên thuê ngoài dịch vụ fulfillment?

Không có thời điểm chính xác để thuê ngoài, nhưng có một số dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bạn cần tìm đối tác fulfillment:

Doanh nghiệp của bạn đang phát triển
- Khi đơn hàng tăng, bạn cần nhiều không gian lưu trữ hơn, đóng gói nhanh hơn và xử lý nhiều trách nhiệm khác.
Chi phí xử lý đơn hàng ngày càng lớn
- Chi phí thuê kho, mua trang thiết bị, tuyển nhân viên và bảo hiểm kho bãi có thể rất cao.
- Các công ty 3PL có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí vận chuyển và tăng hiệu suất hoạt động.
Quản lý hàng tồn kho tốn quá nhiều thời gian
- Nếu bạn dành quá nhiều thời gian để kiểm tra, sắp xếp và theo dõi hàng tồn kho, bạn đang mất cơ hội để phát triển doanh nghiệp.

“Khi đơn hàng tăng lên hàng ngàn, tôi không thể tự xử lý nữa. Thuê một dịch vụ fulfillment là quyết định giúp tôi tiết kiệm thời gian và cải thiện chất lượng cuộc sống.”– Sergio Tache, CEO của Dossier

Kết luận

Tự xử lý đơn hàng là giải pháp hợp lý khi mới bắt đầu kinh doanh, nhưng khi doanh số tăng cao, việc thuê ngoài fulfillment sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tập trung vào phát triển doanh nghiệp.

Bạn đã sẵn sàng để tìm kiếm một dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp chưa? 🚀