Hệ thống hàng tồn kho đúng lúc (JIT) cho Thương mại điện tử: Liệu JIT có đáng để áp dụng?

Quản lý tồn kho cho doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn có thể trở nên khá phức tạp. Đơn hàng liên tục đổ về, sản phẩm cần được vận chuyển đi, và việc theo dõi chính xác số lượng hàng còn trong kho hay đã hết có thể là một thách thức.

Sự hài lòng của khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy, đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng hạn phải là ưu tiên hàng đầu. Bạn cần một giải pháp giúp kiểm soát toàn bộ hệ thống tồn kho và đảm bảo hàng hóa được bổ sung kịp thời.

Giải pháp Just in Time (JIT) ra đời nhằm tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa vừa đủ theo nhu cầu thực tế.

Mặc dù các công ty sản xuất lớn như Toyota đã đầu tư nhiều thời gian và nguồn lực để hoàn thiện quy trình này, nhưng việc áp dụng JIT vào lĩnh vực thương mại điện tử không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về JIT Inventory và cách triển khai hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống tồn kho Just in Time (JIT) là gì?

JIT là một phương pháp quản lý chuỗi cung ứng thương mại điện tử nhằm cắt giảm chi phí, tăng hiệu quả và giảm lãng phí bằng cách chỉ nhận hàng khi cần thiết. Điều này có nghĩa là luôn duy trì lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhưng không dư thừa, do đó cần bổ sung hàng nhanh chóng ngay sau đó.

Mặc dù triển khai mô hình JIT trong kinh doanh thương mại điện tử có thể gặp nhiều thách thức, nhưng tin tốt là OFulFill cung cấp một giải pháp tối ưu – đảm bảo chi phí lưu kho và vận chuyển ở mức thấp nhất có thể.

Lịch sử của Hệ thống Tồn kho Just in Time

Phương pháp quản lý tồn kho Just in Time (JIT) có nguồn gốc từ Nhật Bản và còn được gọi là Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS), do hãng sản xuất ô tô Toyota áp dụng vào những năm 1970.

Nhiều ý kiến cho rằng JIT ban đầu được hình thành tại các xưởng đóng tàu của Nhật Bản, xuất phát từ tình trạng thiếu hụt tài chính sau chiến tranh, nguồn tài nguyên thiên nhiên hạn chế, cũng như không gian hạn hẹp để xây dựng các nhà máy và lưu trữ hàng tồn kho.

JIT sau đó được triển khai tại các quốc gia phương Tây vào đầu những năm 1980.

Hệ thống Just in Time có đáng để áp dụng không?

Việc triển khai hiệu quả hệ thống quản lý tồn kho Just in Time (JIT) có thể mang lại nhiều lợi ích, giúp các nhà sản xuất xử lý hàng tồn kho nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, JIT cũng có một số nhược điểm, trong đó ngay cả một gián đoạn nhỏ cũng có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng.

Lợi ích của hệ thống JIT

JIT mang lại nhiều lợi ích cho quy trình sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm:

✅ Giảm chi phí lưu kho: Do hàng tồn kho chỉ được sản xuất hoặc mua khi cần thiết, doanh nghiệp không cần dự trữ lượng hàng dư thừa, giúp tiết kiệm không gian kho bãi. Chi phí thuê kho thường khá cao và cũng kéo theo chi phí lưu kho đáng kể.

✅ Cải thiện giao tiếp: Hệ thống JIT chỉ hoạt động hiệu quả khi có sự trao đổi thông tin rõ ràng. Để tránh các vấn đề phát sinh và đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, các bộ phận trong doanh nghiệp cần duy trì giao tiếp thường xuyên.

✅ Giảm lãng phí: Do JIT chỉ sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng, hệ thống này giúp loại bỏ hàng tồn kho dư thừa và giảm thiểu lượng phế thải trong sản xuất.

✅ Giảm vốn đầu tư vào hàng tồn kho: Doanh nghiệp chỉ cần mua nguyên vật liệu đúng với nhu cầu sản xuất, không nhiều hơn cũng không ít hơn. Hàng tồn kho thường là khoản chi phí lớn nhất của doanh nghiệp, và JIT giúp giảm nhu cầu đặt hàng số lượng lớn, hạn chế tình trạng hàng hóa tồn đọng.

Nhược điểm của hệ thống JIT

Bên cạnh những lợi ích, JIT cũng có một số hạn chế, bao gồm:

⚠ Khó triển khai: Do hệ thống JIT có rất ít khoảng trống cho sai sót, các doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn và trở ngại trong giai đoạn đầu triển khai. Quản lý hàng tồn kho trong mô hình này đặc biệt phức tạp đối với các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh.

⚠ Rủi ro cao trong chuỗi cung ứng: Chỉ cần một sự chậm trễ trong việc nhận hàng hoặc hỏng hóc máy móc cũng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng, gây gián đoạn sản xuất.

⚠ Yêu cầu kế hoạch chi tiết: Để JIT hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có dự báo nhu cầu chính xác, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và phân tích hành vi mua hàng của khách hàng. Chỉ một sai sót nhỏ trong dự báo có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất.

⚠ Dễ bị thiếu hàng: Do JIT chỉ duy trì lượng tồn kho tối thiểu, doanh nghiệp có nguy cơ bị hết hàng nếu nhu cầu tăng đột biến, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc hoàn thành đơn hàng.

JIT mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm rủi ro. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai để đảm bảo mô hình này phù hợp với quy trình vận hành của mình.

Hệ thống Tồn kho Just-In-Time (JIT) cho các cửa hàng thương mại điện tử

JIT Inventory là gì?

Hệ thống tồn kho Just-In-Time (JIT) thường được áp dụng trong sản xuất, nhưng cũng có thể được triển khai cho các cửa hàng thương mại điện tử.

Bằng cách áp dụng JIT, bạn có thể giảm mức tồn kho trong trung tâm xử lý đơn hàng hoặc kho hàng của mình, chỉ giữ một lượng hàng hóa nhất định để đáp ứng đơn đặt hàng theo nhu cầu của khách hàng. Điều này cũng có thể giúp giảm chi phí nguyên vật liệu, vì bạn chỉ sản xuất những gì được đặt hàng.

Việc triển khai hệ thống quản lý tồn kho này sẽ giúp cửa hàng thương mại điện tử của bạn giảm thiểu nguy cơ tồn kho lỗi thời, rút ngắn thời gian sản xuất và giảm mức đầu tư vào vốn lưu động.

Kiểm soát chặt chẽ hơn

Các cửa hàng thương mại điện tử cần kiểm soát chuỗi cung ứng của mình ở mức tối đa để đạt hiệu quả với JIT. Họ phải theo dõi sát sao đơn hàng và hàng tồn kho để kiểm soát quy trình sản xuất một cách hiệu quả theo hệ thống JIT.

Nhu cầu dữ liệu cao hơn

Dữ liệu dự báo kho hàng và tồn kho sẽ mang lại giá trị lớn nếu được sử dụng đúng cách. Vì JIT hoàn toàn phụ thuộc vào dữ liệu cung – cầu trong quá khứ, nên bạn cần dữ liệu thời gian thực để đo lường nhu cầu và quản lý tồn kho tương lai.

Sử dụng giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) sẽ giúp cửa hàng thương mại điện tử quản lý tồn kho, cải thiện hiệu suất và kiểm soát lợi nhuận. EDI cũng cho phép thu thập và truyền dữ liệu chính xác, hỗ trợ dự báo chính xác hơn. Giải pháp này có thể tự động đặt hàng bổ sung khi mức tồn kho đạt đến ngưỡng nhất định, với tốc độ và sự linh hoạt cần thiết để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và nhà bán lẻ.

Các nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử như OFulFill cũng cung cấp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định điểm đặt hàng lại (reorder point) và theo dõi tồn kho theo thời gian thực trên nhiều địa điểm kho và SKU.

Tối ưu chuỗi cung ứng thương mại điện tử theo mô hình JIT

Để quản lý hiệu quả nguyên vật liệu và kiểm soát mức tồn kho, cần có mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp và khả năng dự báo nhu cầu chính xác. Dưới đây là một số cách để tối ưu chuỗi cung ứng JIT cho thương mại điện tử.

Tăng cường hậu cần (logistics)

Hậu cần đầu vào và đầu ra đóng vai trò quan trọng trong thương mại điện tử và giúp đáp ứng các tiêu chuẩn JIT trong ngành. Mô hình JIT có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực kinh doanh, nhưng vận chuyển là yếu tố quan trọng, có thể được cải thiện liên tục bằng cách rút ngắn thời gian vận chuyển, duy trì tính nhất quán, nâng cao giao tiếp trong quá trình giao hàng và cải thiện khả năng điều phối.

Có nhiều hơn một nhà cung cấp

Việc hợp tác với nhiều nhà cung cấp giúp đảm bảo đủ hàng tồn kho nếu có sự cố xảy ra. Một nhược điểm phổ biến của JIT là nếu nguồn cung không được bổ sung kịp thời, toàn bộ chuỗi cung ứng có thể bị gián đoạn. Để khắc phục điều này, các cửa hàng thương mại điện tử nên làm việc với nhiều nhà cung cấp để tránh rủi ro hết hàng.

Thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng từ bên thứ ba (3PL)

OFulFill hỗ trợ các cửa hàng thương mại điện tử bằng cách cung cấp các trung tâm hoàn tất đơn hàng gần khách hàng, công cụ giúp kiểm soát hàng tồn kho và đơn hàng, cùng với công nghệ quản lý kho độc quyền giúp vận hành mạng lưới hoàn tất đơn hàng hiệu quả hơn. Việc thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng từ một 3PL (Third-Party Logistics) như OFulFill có thể giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho tốt hơn.

Kết luận

Hệ thống tồn kho Just-In-Time (JIT) giúp các cửa hàng thương mại điện tử giảm thiểu lãng phí, tối ưu không gian lưu trữ và cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần phải đủ linh hoạt và có khả năng quản lý chu kỳ sản xuất ngắn hơn mức trung bình.

Mặc dù JIT thường được sử dụng trong quản lý tồn kho, nhưng các nguyên tắc của nó cũng có thể áp dụng cho các lĩnh vực khác trong chuỗi cung ứng để tối ưu hóa hoạt động. Tìm hiểu thêm về cách OFulFill có thể giúp doanh nghiệp của bạn quản lý hàng tồn kho và giao hàng nhanh hơn.