Mẫu và Định nghĩa Phiếu Kiểm Kê Hàng Tồn Kho: Tại Sao Tôi Cần Một Danh Sách Kiểm Kê?

Là một doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa vật lý, việc quản lý hàng tồn kho đúng cách là một khía cạnh cực kỳ quan trọng. Việc kiểm đếm từng món hàng mỗi ngày có thể khiến bạn cảm thấy tẻ nhạt, nhưng đây là việc cần phải thực hiện.

Nếu số lượng hàng tồn kho không chính xác, doanh nghiệp của bạn có thể mất tiền và không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng (đặc biệt là khi họ mua những sản phẩm mà hệ thống không báo hết hàng). Ngoài ra, bộ phận kế toán sẽ phải liên tục điều chỉnh sổ sách để xử lý những sai lệch, điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề về thuế mà bạn chắc chắn không muốn đối mặt.

Bạn cũng sẽ được tìm hiểu cách các dịch vụ 3PL hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho, từ đó giúp bạn tập trung vào những lĩnh vực khác của hoạt động kinh doanh.

Bảng kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Phiếu kiểm kê hàng tồn kho có nhiều ý nghĩa khác nhau đối với từng loại hình kinh doanh. Bất kể loại hình kinh doanh nào, phiếu kiểm kê hàng tồn kho là một danh sách kiểm tra bao gồm loại hàng, số lượng hiện có, giá mỗi đơn vị và mã SKU hoặc số sê-ri.

Theo dõi hàng tồn khoPhiếu kiểm kê giúp bạn theo dõi lượng hàng tồn kho hiện có. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, việc này có thể do chủ doanh nghiệp thực hiện hoặc giao cho nhân viên như một phần trong nhiệm vụ hằng ngày là kiểm kê hàng hóa.

6 yếu tố cần có trong danh sách kiểm kê hàng tồn khoBạn có thể thiết kế phiếu kiểm kê của mình đơn giản hay phức tạp tùy ý. Tuy nhiên, về cơ bản, bạn nên bao gồm các yếu tố chính sau:

1. Mặt hàng Bạn cần liệt kê từng mặt hàng riêng lẻ trên phiếu kiểm kê, bao gồm cả các phiên bản khác nhau. Ví dụ, nếu bạn bán đồ uống dạng lỏng, thì phiên bản 16 ounce và 20 ounce sẽ được ghi thành hai dòng riêng biệt trong phiếu kiểm kê. Bạn có thể sử dụng mô tả đó hoặc tên sản phẩm (ví dụ: “Nước đóng lon 16 oz.”).

2. Mã SKU hoặc Số Sê-ri Việc theo dõi sản phẩm sẽ dễ dàng hơn nếu sử dụng mã SKU thay vì chỉ dựa vào tên sản phẩm. SKU là một mã chữ và số dùng để xác định một sản phẩm cụ thể. Mã SKU thể hiện các đặc điểm khác nhau của sản phẩm như màu sắc, kích cỡ và thương hiệu, và được sử dụng cho việc quản lý hàng tồn kho.

Ví dụ, giả sử doanh nghiệp của bạn bán chiếc áo thun sau với các kích cỡ khác nhau và số lượng tồn kho hiện tại như sau:

• Áo thun đỏ, size L (9 cái)

• Áo thun đỏ, size XL (8 cái)

• Áo thun đỏ, size M (13 cái)

• Áo thun đỏ, size S (3 cái)

Tổng số áo thun đỏ: 33 cái

Với ví dụ trên, doanh nghiệp của bạn có bốn SKU cho một mẫu áo thun đỏ. Nếu bảng kiểm kê hàng hóa của bạn không bao gồm SKU, thì bạn chỉ ghi nhận rằng mình có 33 áo thun đỏ trong kho. Tại sao điều này lại không chính xác? Vì nó không tính đến sự khác biệt về kích cỡ, và điều đó có thể dẫn đến sai sót khi xử lý đơn hàng!

Việc đưa SKU vào bảng kiểm kê nghe có vẻ đơn giản — và thực tế là nó thực sự rất cần thiết. SKU là nền tảng cho bất kỳ quy trình thực hiện đơn hàng nào.

Khác với tên sản phẩm, SKU có thể dễ dàng nhận diện chính xác bằng mã số. Thay vì ghi “Áo thun đỏ, size L”, chúng ta có thể tham chiếu SKU 23183 trong báo cáo kiểm kê để biết chính xác đó là sản phẩm nào. Dưới đây là ví dụ về SKU cho các sản phẩm khác:

• Áo thun đỏ, size L: 23183

• Áo thun đỏ, size XL: 73241

• Áo thun đỏ, size M: 53439

• Áo thun đỏ, size S: 92301

3. Số lượng tồn kho Đây là số lượng sản phẩm hiện đang có trong kho cho từng SKU cụ thể. Như ví dụ ở trên, đây là số lượng tồn kho theo từng SKU:

• Áo thun đỏ, size L (9 cái)

• Áo thun đỏ, size XL (8 cái)

• Áo thun đỏ, size M (13 cái)

• Áo thun đỏ, size S (3 cái)

4. Giá mỗi đơn vịThông tin này cho biết bạn đang trả bao nhiêu cho mỗi đơn vị hàng tồn kho. Ví dụ, nếu bạn có 500 áo thun với tổng chi phí là 1.000 đô la, thì chi phí cho mỗi đơn vị sẽ là 2 đô la.

5. Giá bán (tuỳ chọn)Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp của bạn có thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá hay không, bạn có thể thêm một cột tùy chọn để theo dõi giá bán.

6. Vị trí lưu kho (tuỳ chọn)Nếu bạn có nhiều kho lưu trữ khác nhau, hãy chắc chắn rằng bạn ghi rõ hàng tồn kho thuộc kho nào. Dù bạn lưu trữ hàng hóa trong một căn phòng trống tại nhà hay tại một trung tâm fulfillment, việc biết chính xác vị trí tồn kho trước khi thực hiện đơn hàng là rất quan trọng. Nếu có nhiều kho, đây không còn là thông tin tùy chọn.

Mẹo khi xây dựng bảng kiểm kê hàng tồn kho

Giờ đây khi bạn đã có một mẫu bảng kiểm kê, hãy ghi nhớ một vài mẹo sau:

1. Lưu một mẫu chuẩnMẫu bảng kiểm kê rất hữu ích vì bạn không phải tạo lại từ đầu mỗi lần. Hãy lưu một mẫu chuẩn để sử dụng cho những lần sau.

2. Thêm bất kỳ thông tin bổ sung cần thiếtNếu bạn có các sản phẩm đặc biệt từ nhà cung cấp cụ thể hoặc sản phẩm làm từ vật liệu đặc biệt, hãy thêm một cột riêng để ghi chú.

3. Lưu với định dạng chuẩnHãy lưu bảng kiểm kê ở định dạng chuẩn như file Excel (hoặc Google Sheets nếu công ty bạn ưu tiên dùng). Nếu bạn quản lý kiểm kê bằng máy tính bảng hoặc thiết bị di động (thay vì clipboard và giấy), hãy khóa file để tránh bị chỉnh sửa ngoài ý muốn.

4. Ghi ngày thángĐừng quên đánh dấu ngày giờ vào bảng kiểm kê để biết bạn đã kiểm tra hàng vào lúc nào. Nếu có nhiều người kiểm kê, hãy thêm trường chữ ký để nhân viên xác nhận ai là người đã kiểm tra.

Để OFulFill chuyên nghiệp xử lý việc kiểm kê hàng tồn kho cho bạn

Là chủ doanh nghiệp, bạn đã có quá nhiều việc phải quản lý hàng ngày. Vậy nếu bạn có thể thuê ngoài dịch vụ fulfillment và quản lý tồn kho, trong khi vẫn có thể kiểm tra tồn kho bất cứ lúc nào thì sao? Đây chính là lúc bạn nên cân nhắc đến OFulFill.

Khi doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn phát triển và việc quản lý tồn kho trở nên tốn kém hoặc quá phức tạp để tự xử lý, hãy cân nhắc sử dụng một công ty fulfillment chuyên nghiệp. Họ sẽ theo dõi hàng tồn kho thay bạn và loại bỏ việc kiểm kê hàng ngày ra khỏi lịch trình của bạn và nhân viên.

Một công ty 3PL như OFulFill sẽ giúp các thương hiệu thương mại điện tử bán trực tiếp cho người tiêu dùng (DTC) quản lý tồn kho và vận chuyển đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm chi phí. Để xem liệu bạn có phù hợp và nhận báo giá, hãy nhấp vào nút bên dưới.