Định Nghĩa Kế Toán Hàng Tồn Kho và Tầm Quan Trọng

Dòng chảy hàng tồn kho chính là huyết mạch của các doanh nghiệp thương mại điện tử. Bạn cần biết mình có những mã SKU nào trong kho, cách lập ngân sách và dự đoán nhu cầu, cũng như giá trị hàng tồn kho của mình. Tuy nhiên, giá trị của hàng tồn kho có thể thay đổi theo thời gian, điều này khiến việc theo dõi giá trị hàng hóa trở thành một thách thức lớn. Có nhiều phương pháp kế toán hàng tồn kho giúp xử lý sự thay đổi này.

Dưới đây là lộ trình dành cho các doanh nghiệp thương mại điện tử, giải thích lý do tại sao kế toán hàng tồn kho quan trọng, những thách thức chính và cách giải quyết chúng.

Kế toán hàng tồn kho là gì?

Kế toán hàng tồn kho là quá trình theo dõi và ghi nhận sự thay đổi về giá trị của hàng tồn kho theo thời gian, liên quan đến sản xuất và giá vốn hàng bán.

Tại sao cần kế toán hàng tồn kho?

Hàng tồn kho được báo cáo là tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. Nói một cách đơn giản, nếu bạn không có phương pháp chính xác để theo dõi giá trị hàng tồn kho, bạn sẽ không thể định giá đúng tài sản, hàng bán cũng như lập ngân sách mua nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích của việc kế toán hàng tồn kho trong từng kỳ kế toán:

1. Tính toán lợi nhuận chính xác

Độ chính xác của báo cáo tài chính phụ thuộc trực tiếp vào kế toán hàng tồn kho. Ví dụ, nếu bạn sản xuất một sản phẩm với chi phí $10 và bán với giá $15, bạn sẽ ghi nhận lợi nhuận $5. Nhưng nếu bạn nghĩ rằng chi phí sản xuất chỉ là $9, bạn sẽ ghi nhận lợi nhuận cao hơn $1 so với thực tế. Những sai sót này có thể nhanh chóng tích tụ và gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

2. Kiểm soát chi phí từ nhà cung cấp

Nhà cung cấp có thể tính phí cao hơn so với thỏa thuận, và nếu không theo dõi hàng tồn kho kỹ lưỡng, bạn sẽ khó phát hiện ra. Kế toán hàng tồn kho chi tiết sẽ giúp bạn xác định những sai lệch này và có thể giúp cắt giảm chi phí sản xuất.

3. Lập ngân sách hiệu quả hơn

Hàng tồn kho thường là tài sản giá trị nhất của doanh nghiệp thương mại điện tử và đóng vai trò trung tâm trong ngân sách. Kế toán hàng tồn kho giúp đánh giá chính xác sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và có thể là động lực để xem xét các giải pháp tài chính cho hàng tồn kho.

Nguyên nhân làm thay đổi giá trị hàng tồn kho

Thông thường, giá trị hàng tồn kho chính là chi phí bạn bỏ ra để mua sản phẩm. Giá trị này thay đổi khi bạn nhập hàng với chi phí khác nhau hoặc khi sản phẩm được bán ra. Ngoài ra, giá trị hàng tồn kho còn thay đổi do các yếu tố như:

• Sản phẩm bị hư hỏng, hết hạn hoặc lỗi thời.

• Biến động giá từ nhà cung cấp.

• Số lượng hàng tồn thay đổi theo thời gian.

Cách tính giá trị hàng tồn kho

Cách chính xác nhất để tính giá trị hàng tồn kho là kiểm đếm từng đơn vị và cộng tổng chi phí của từng sản phẩm. Tuy nhiên, phương pháp này không thực tế đối với hầu hết các doanh nghiệp thương mại điện tử. Dưới đây là bốn phương pháp phổ biến để tính giá trị hàng tồn kho:

1. FIFO (Nhập trước - Xuất trước)

FIFO giả định rằng những sản phẩm nhập kho đầu tiên sẽ được bán trước. Phương pháp này giúp tính toán giá trị hàng tồn kho ngay cả khi giá từ nhà cung cấp thay đổi. Ví dụ, bạn mua 5 sản phẩm với giá $10 mỗi cái, sau đó mua thêm 5 sản phẩm với giá $15. Nếu bán 5 sản phẩm, phương pháp FIFO sẽ sử dụng giá của 5 sản phẩm đầu tiên ($10 x 5 = $50) làm giá vốn hàng bán.

2. LIFO (Nhập sau - Xuất trước)

LIFO giả định rằng những sản phẩm nhập sau sẽ được bán trước. Với cùng ví dụ trên, nếu bạn bán 5 sản phẩm theo phương pháp LIFO, giá vốn hàng bán sẽ là $15 x 5 = $75.

3. Phương pháp nhận diện cụ thể

Phương pháp này theo dõi từng sản phẩm riêng lẻ từ lúc mua đến lúc bán, cho phép đối chiếu chi phí chính xác nhất. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu kế toán chi tiết và phức tạp.

4. Phương pháp trung bình gia quyền

Phương pháp này tính giá trị trung bình của hàng tồn kho bằng cách chia tổng chi phí hàng tồn cho tổng số lượng sản phẩm.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả với Ofulfill

Kế toán hàng tồn kho chỉ là một phần của quản lý hàng tồn kho. Ofulfill cung cấp giải pháp hoàn tất đơn hàng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho toàn diện, giúp doanh nghiệp thương mại điện tử mở rộng quy mô và vận chuyển đơn hàng nhanh chóng.

Theo dõi thời gian thực

Hầu hết các doanh nghiệp thương mại điện tử không có công cụ để theo dõi hàng tồn kho chi tiết. Với Ofulfill, bạn có thể xem và theo dõi số lượng hàng tồn kho tại từng trung tâm lưu kho ngay trên bảng điều khiển.

"Tôi cảm thấy doanh nghiệp mình không thể phát triển nếu không chuyển sang Ofulfill. Nhà cung cấp dịch vụ cũ của tôi khiến mọi thứ chậm chạp. Giờ đây, tôi có thể yên tâm mở rộng kinh doanh. Kế toán của tôi còn nói, 'Cảm ơn trời vì bạn đã chuyển sang Ofulfill.' Ofulfill giúp tôi có cái nhìn rõ ràng để đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời và hỗ trợ khách hàng rất tốt." – Courtney Lee, sáng lập Prymal

Phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại

Ofulfill đồng bộ phần mềm với cửa hàng thương mại điện tử của bạn, giúp bạn dự báo nhu cầu hàng hóa và đảm bảo không bị hết hàng.

Kết luận

Quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp, và kế toán hàng tồn kho là yếu tố quan trọng để duy trì sức khỏe tài chính.

"Trước đây, tôi phải thu thập số liệu hàng tồn kho từ ba nguồn mỗi ngày và nhập vào bảng tính. Giờ đây, Ofulfill cung cấp tab phân tích ngay trên bảng điều khiển, giúp tôi dễ dàng đối chiếu số liệu cuối tháng." – Wes Brown, Trưởng bộ phận Vận hành tại Black Claw LLC

Nếu bạn đang tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) giúp quản lý hàng tồn kho, lưu kho và hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử, hãy tải e-guide "Cách chọn 3PL cho doanh nghiệp thương mại điện tử" để tìm hiểu thêm.