Đối chiếu hàng tồn kho: Cách đối chiếu hàng tồn kho của bạn trong 5 bước

Bạn có phải là người yêu thích những con số?

Ngay cả khi câu trả lời là có, thì có khả năng rằng số lượng hàng tồn kho trên sổ sách của bạn và số lượng thực tế trên kệ không hoàn toàn khớp nhau.

Mặc dù tình trạng này khá phổ biến, nhưng sự chênh lệch đó có thể gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Bạn cần biết chính xác mình có bao nhiêu sản phẩm để tránh thiếu hàng và đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng lúc họ cần.

Việc đối chiếu hàng tồn kho sẽ giúp bạn xác định sự khác biệt giữa dữ liệu trên sổ sách và số hàng thực tế trong kho, sau đó điều chỉnh sao cho con số khớp nhau. Đây là quy trình thiết yếu để đảm bảo hàng hóa được đặt đúng lúc và luôn có sẵn tại điểm bán.

Nếu bạn chưa biết cách đối chiếu hàng tồn kho, tài liệu này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để thực hiện quá trình này một cách chính xác cho cửa hàng thương mại điện tử của mình.

Đối chiếu hàng tồn kho là gì?

Đối chiếu hàng tồn kho là quá trình so sánh số lượng hàng tồn thực tế với số liệu trên sổ sách. Đây là bước quan trọng để giảm thiểu sai lệch tồn kho và xác định nguyên nhân gây ra sự sai lệch đó.

Việc đối chiếu chính xác và đúng thời điểm nên được thực hiện thường xuyên để đảm bảo mọi hàng hóa đều được ghi nhận đúng.

Cách đối chiếu hàng tồn kho: Quy trình 5 bước

Việc đối chiếu không chỉ đơn giản là điều chỉnh số liệu trên sổ sách cho khớp với thực tế. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến chênh lệch số lượng, vì vậy bạn cần thực hiện các bước đúng cách để xác định lý do.

Dưới đây là 5 bước cơ bản để đối chiếu hàng tồn kho, dù bạn thực hiện bằng bảng tính thủ công hay hệ thống điện tử:

Bước 1: Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế

Con số chắc chắn nhất là số lượng sản phẩm thực tế trên kệ.

Trước khi kiểm tra sổ sách, bạn nên kiểm kê thực tế – dành ra một ngày để ghi lại số lượng hàng tồn thực sự.

Việc này quan trọng vì có thể trước đó ai đó đã ghi sai hoặc đếm sai. Ngoài ra, nếu hàng được phân bổ tại nhiều kho, có thể số lượng thực tế thấp hơn số liệu tổng trên hệ thống.

Hãy đếm và đếm lại cùng với nhóm của bạn để đảm bảo số liệu chính xác trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: So sánh với dữ liệu trong hệ thống

Sau khi có số lượng hàng thực tế, hãy so sánh với dữ liệu hiện có. Xác nhận rằng số liệu trên sổ sách tương ứng với số sản phẩm thật sự có trên kệ.

Trong quá trình này, bạn có thể phát hiện ra những sai lệch do:

• Thiếu giấy tờ

• Lỗi con người

• Sai sót khi tính toán

• Mặt hàng chưa được ghi nhận

• Vật tư thừa không sử dụng (scrap)

• Gian lận từ nhà cung cấp

• Hàng thuộc sở hữu của khách hàng hoặc nhà cung cấp

• Lỗi hệ thống "backflushing" (tự động ghi nhận tồn kho sau sản xuất)

Xem xét mọi khả năng, ghi chú lại nguyên nhân, và điều chỉnh quy trình hoặc dữ liệu nếu cần.

Bước 3: Xem lại các đợt giao hàng kể từ lần đối chiếu trước

Nếu bạn từng đối chiếu trước đó, hãy xem lại các đơn giao hàng hoặc đơn bán – có thể phát hiện những sai lệch bị bỏ sót.

Thường thì sự chênh lệch chỉ là lỗi tính toán đơn giản hoặc ghi nhận sai số lượng.

Các chứng từ bán hàng hoặc vận chuyển có thể hỗ trợ xác nhận. Nếu không có tài liệu nào giải thích được, nguyên nhân có thể là mất cắp hoặc gian lận.

Bước 4: Ghi nhận sai lệch

Nếu xác định được nguyên nhân, hãy tạo “bảng đối chiếu tồn kho” để mô tả sai lệch và ghi đè lên dữ liệu cũ – có thể sử dụng Excel hoặc hệ thống quản lý kho.

Nếu không xác định được nguyên nhân, hãy thảo luận với nhóm. Dù không rõ lý do, bạn vẫn phải điều chỉnh dữ liệu theo số thực tế – và chấp nhận khoản mất mát đó.

Bước 5: Thực hiện đối chiếu thường xuyên

Việc đối chiếu chỉ hiệu quả nếu bạn làm đều đặn. Điều này giúp dữ liệu ngày càng chính xác và hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa – giúp tiết kiệm chi phí về lâu dài.

Lập kế hoạch đối chiếu định kỳ phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy tính đến thời gian tạm dừng hoạt động bán hàng và chi phí nhân công.

3 phương pháp đối chiếu hàng tồn kho phổ biến

Bạn có 3 cách để lên lịch đối chiếu hàng tồn:

1. Theo mùa vụ

Kiểm kê vào các mùa cao điểm theo nhu cầu.Ví dụ: nếu bạn bán máy điều hòa, kiểm kê vào mùa xuân để chuẩn bị cho mùa hè; bán máy sưởi thì kiểm kê vào mùa thu. Điều này giúp bạn dự đoán nhu cầu và đặt hàng đúng lúc.

2. Phương pháp ABC

Ưu tiên theo giá trị và khối lượng bán.

• Loại A: hàng giá trị cao, cần kiểm soát chặt

• Loại B: giá trị trung bình

• Loại C: giá trị thấp, ít rủi ro

Tùy doanh nghiệp có thể thêm tiêu chí như: chi phí đơn vị, thời gian cung ứng, nhu cầu khách hàng…

3. Ngẫu nhiên

Đối chiếu khi bạn thấy phù hợp – tuần/lần, năm/lần… Tuy nhiên, nếu có lịch trình cố định sẽ hiệu quả hơn.

Lợi ích khi đối chiếu thường xuyên cùng OFulFill

Khi sử dụng dịch vụ của OFulFill, bạn sẽ có các lợi ích sau:

1. Báo cáo tồn kho chính xác

Phần mềm độc quyền giúp hiển thị rõ số lượng hàng, đồng thời nhân viên tại kho đảm bảo số liệu luôn khớp thực tế.

2. Giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng

Đối chiếu thường xuyên giảm nguy cơ mất trộm, và OFulFill có hệ thống bảo vệ nghiêm ngặt.

3. Cập nhật mức tồn kho an toàn

Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi đến ngưỡng cần đặt hàng lại. Bạn cũng có thể phân phối hàng tại nhiều kho của OFulFill để tránh hết hàng.

“Tôi thích việc có thể quản lý nhiều kho từ một giao diện với OFulFill. Trước đây, tôi phải qua nhiều bước và xuất dữ liệu mới hiểu được tình hình. Với OFulFill, mọi thông tin được trình bày rõ ràng và dễ hiểu.”— Wes Brown, Giám đốc vận hành tại Black Claw LLC

4. Dự báo nhu cầu tốt hơn

Phần mềm giúp dự báo dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ.

5. Yên tâm kinh doanh

Bạn có thể tập trung vào chiến lược phát triển, trong khi hệ thống đảm bảo đơn hàng, tồn kho luôn chính xác.

“Từ khi chuyển sang OFulFill, số đơn hàng của công ty tôi đã tăng gấp ba lần. Tôi có nhiều thời gian hơn để tập trung vào bức tranh lớn. OFulFill thật sự là một bước ngoặt.”— Anastasia Allison, sáng lập Kula Cloth

3PL cải thiện quản lý hàng tồn kho thế nào?

Các đơn vị hậu cần bên thứ ba (3PL) như OFulFill giúp doanh nghiệp thương mại điện tử:

• Sẵn sàng trước mọi tình huống bất ngờ

• Dự đoán doanh số tương lai từ dữ liệu có sẵn

• Tránh tình trạng hết hàng

• Giữ khách hàng hài lòng

• Tiết kiệm chi phí lưu kho và tránh mất doanh thu vì lỗi vận hành

“Nhiều 3PL không có phần mềm tốt, khiến tôi không biết hàng ra vào kho thế nào. Với OFulFill, tôi chỉ cần nhập dữ liệu vào bảng WRO là thấy toàn bộ số lượng, hàng đến, hàng đang ở bến… Mọi thứ hiện rõ chỉ trong vài giây.”— Harley Abrams, Quản lý vận hành tại SuperSpeed Golf, LLC

Kết luận

Đối chiếu hàng tồn kho kịp thời và chính xác là yếu tố then chốt để kiểm soát doanh nghiệp. Kiểm tra thường xuyên giúp bạn tiết kiệm chi phí, tránh mất cắp, và đảm bảo khách hàng luôn nhận được sản phẩm đúng lúc.

Với OFulFill, bạn sẽ có giải pháp trọn gói để kiểm soát hàng tồn kho và đơn hàng – giúp doanh nghiệp phát triển hiệu quả hơn.